Polityka prywatności
Szanujemy prywatność osób korzystających z naszej strony internetowej, uczestników obozów żeglarskich i ich opiekunów. Poniżej wyjaśniamy, jakie dane przetwarzamy, w jakim celu oraz jak możesz korzystać ze swoich praw.
Niniejsza polityka dotyczy serwisu internetowego Klubu Żeglarskiego Santa Maria, prowadzonego w ramach Klubu Inteligencji Katolickiej w Warszawie, w tym formularzy kontaktowych, kont użytkowników oraz systemu zgłoszeń na obozy i inne wydarzenia.
Kto odpowiada za dane?
Administratorem danych osobowych jest Klub Inteligencji Katolickiej w Warszawie (KIK), w ramach którego działa Klub Żeglarski Santa Maria. Santa Maria jest sekcją KIK.
W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem powyższego adresu lub pisemnie pod adresem siedziby. Jeśli został wyznaczony inspektor ochrony danych, jego dane kontaktowe są przekazywane osobom, których dane dotyczą, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Jakie dane przetwarzamy?
W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać następujące informacje:
- Dane konta i opiekuna: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail oraz dane niezbędne do uwierzytelnienia konta (hasła przechowywane są w postaci zabezpieczonej, a nie jako jawny tekst).
- Dane uczestnika: imię i nazwisko, rok urodzenia, rozmiar koszulki, dane opiekuna, uwagi przekazane w formularzu oraz wybrane obozy i turnusy.
- Dane zgłoszeń: terminy, statusy zapisów, historia zgłoszeń, dyspozycje rezygnacji i informacje niezbędne do obsługi uczestnictwa.
- Dane komunikacji: treść wiadomości kierowanych do klubu i dane kontaktowe ich nadawców.
- Dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, dane sesji, zapisy zdarzeń związanych z bezpieczeństwem i pliki cookies, w zakresie wynikającym z działania serwisu.
Nie należy podawać w polu „Uwagi” danych szczególnie chronionych (np. informacji o zdrowiu), jeśli nie są niezbędne do realizacji konkretnego celu i nie zostały objęte odpowiednią podstawą przetwarzania.
Po co wykorzystujemy dane?
Przetwarzamy dane wyłącznie w określonych celach, na odpowiednich podstawach wynikających z art. 6 ust. 1 RODO.
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
|---|---|
| Utworzenie i prowadzenie konta, logowanie, obsługa profilu oraz funkcji dostępnych dla użytkownika | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — realizacja usługi lub działań podejmowanych na żądanie użytkownika |
| Przyjmowanie i obsługa zgłoszeń uczestników, organizacja obozów, kontakt z opiekunami | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w odpowiednim zakresie lit. f RODO — realizacja zgłoszenia oraz uzasadnione interesy organizacyjne Administratora |
| Obsługa korespondencji, udzielanie odpowiedzi na zapytania | Art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od charakteru zapytania |
| Bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom, ochrona kont i dochodzenie lub obrona roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora |
| Wypełnienie obowiązków podatkowych, rachunkowych lub innych obowiązków wynikających z przepisów | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny |
| Działania wymagające odrębnej, dobrowolnej zgody, jeśli są stosowane | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, którą można wycofać |
Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, jednak brak danych wymaganych do utworzenia konta lub zgłoszenia na obóz może uniemożliwić skorzystanie z tych funkcji.
Ochrona danych uczestników obozów
W systemie zapisów dane dzieci i młodzieży przekazuje rodzic albo inny uprawniony opiekun. Dane te są wykorzystywane do weryfikacji kryteriów uczestnictwa, przypisania do odpowiedniego turnusu, organizacji wyjazdu oraz kontaktu z opiekunami.
Dostęp do danych uczestników powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione do obsługi zgłoszeń i organizacji działalności klubu. Dane nie są publikowane w ogólnodostępnych częściach serwisu.
Jeżeli dla bezpieczeństwa uczestnika konieczne jest przetwarzanie danych dotyczących zdrowia lub innych szczególnych kategorii danych, odbywa się to wyłącznie na podstawie odpowiedniej przesłanki z art. 9 RODO oraz z zastosowaniem dodatkowych zabezpieczeń.
Komu możemy udostępniać dane?
Dostęp do danych mogą uzyskiwać upoważnieni członkowie zespołu KIK i Santa Marii oraz podmioty świadczące usługi potrzebne do działania serwisu lub organizacji wydarzeń, w odpowiednim zakresie i na podstawie właściwych umów lub przepisów prawa.
Mogą to być w szczególności dostawcy hostingu, obsługi technicznej, poczty elektronicznej, systemów obsługi zgłoszeń oraz — jeżeli są rzeczywiście wykorzystywane — usług związanych z komunikacją dotyczącą płatności, w tym Pagaspot sp. z o.o. w zakresie wynikającym z aktualnej współpracy.
Dane mogą być również udostępnione podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów.
Jak długo przechowujemy dane?
- Dane konta: przez okres korzystania z konta oraz, po jego usunięciu, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych lub dochodzenia i obrony roszczeń.
- Dane zgłoszeń i uczestników: przez okres potrzebny do obsługi zapisów, realizacji obozu i rozliczenia wydarzenia, a następnie przez okres właściwy dla obowiązków prawnych lub ewentualnych roszczeń.
- Dane korespondencji: przez okres prowadzenia sprawy oraz czas niezbędny do udokumentowania jej przebiegu, jeśli jest to uzasadnione.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody: do chwili jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania.
- Logi i dane techniczne: przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu, zgodnie z zasadami retencji stosowanymi przez Administratora.
Dokładny okres przechowywania zależy od rodzaju danych i celu ich przetwarzania. Informacje o właściwych okresach dla konkretnego zgłoszenia można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.
Jakie masz prawa?
Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
- sprostowania lub uzupełnienia nieprawidłowych danych;
- usunięcia danych, gdy spełnione są przesłanki przewidziane prawem;
- ograniczenia przetwarzania danych;
- przenoszenia danych — w przypadkach przewidzianych prawem;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie jest na niej oparte, bez wpływu na wcześniejszą zgodność przetwarzania z prawem.
W sprawie realizacji swoich praw napisz na santamaria@kik.waw.pl. Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Jak chronimy dane?
Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, uwzględniając charakter przetwarzanych danych oraz związane z tym ryzyko. Mogą one obejmować zabezpieczenie połączeń, kontrolę dostępu do panelu, stosowanie haseł, mechanizmy ograniczające nieautoryzowane próby logowania oraz opcjonalną weryfikację dwuetapową.
Dostęp do danych w systemie zapisów powinien być ograniczony do osób, którym jest on potrzebny do wykonywania powierzonych zadań. Żaden sposób zabezpieczenia danych przesyłanych przez Internet nie daje jednak całkowitej gwarancji wyeliminowania ryzyka.
Automatyczne sprawdzanie warunków zapisów
System zapisów może automatycznie porównywać rok urodzenia uczestnika z przedziałem wieku ustalonym dla turnusu oraz sprawdzać dostępność miejsc i okres zapisów. Mechanizmy te służą wyświetlaniu odpowiednich opcji i obsłudze zgłoszeń.
Weryfikacja kryteriów uczestnictwa nie służy profilowaniu marketingowemu. W przypadku wątpliwości dotyczących odrzucenia lub niedostępności zgłoszenia można zwrócić się do Administratora z prośbą o wyjaśnienie i indywidualne rozpatrzenie sprawy.
Przekazywanie danych poza EOG
Wykorzystanie określonych usług informatycznych może wiązać się z dostępem do danych spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeśli takie przekazywanie wystąpi, Administrator powinien zapewnić odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w rozdziale V RODO, np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub właściwe standardowe klauzule umowne.
Informację o konkretnych usługodawcach oraz stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.
Zmiany polityki i kontakt
Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu działania serwisu lub zakresu świadczonych usług. Obowiązująca wersja dokumentu jest udostępniana na stronie internetowej Santa Marii.
Jeżeli masz pytania dotyczące ochrony prywatności lub przetwarzania danych w ramach działalności klubu, skontaktuj się z nami drogą elektroniczną albo pisemnie.